.

Τετάρτη, 30 Αυγούστου 2017

ΑΡΘΡΟ ΣΤΑ ΛΙΜΕΝΙΚΑ ΝΕΑ Του Πλωτάρχη Λ.Σ ΜΑΚΡΗ Γιώργου, Αντιπρόεδρος Β' ΠΕΑΛΣ "Η ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ (TEAM MANAGEMENT) ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ "

Του Πλωτάρχη Λ.Σ ΜΑΚΡΗ Γιώργου, Αντιπρόεδρος Β' ΠΕΑΛΣ


Η ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ (TEAM MANAGEMENT) ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ

Πρόλογος

Ο προϊστάμενος, με όποιο τίτλο αυτός και αν ασκεί τα καθήκοντά του, ως Διοικητής/Διευθυντής/επικεφαλής κ.λ.π σε ένα στρατιωτικό ή μη Οργανισμό ή σε μία εμπορική επιχείρηση ή σε οιονδήποτε άλλο Φορέα, πέρα και πριν από όλα εκείνα που του έχουν ανατεθεί να φέρει εις πέρας, πρέπει καθημερινά να προβαίνει σε μία θεμελιώδη ενέργεια: να διοικεί-διευθύνει την ομάδα του. Ο συγκεκριμένος τρόπος άσκησης της διοίκησης που επιλέγεται κάθε φορά, καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την ψυχολογία και την αποτελεσματικότητα - αποδοτικότητα της ομάδας και άρα και ολόκληρης της επιχείρησης- Οργανισμού όπου η ομάδα αυτή ανήκει.

Στην πράξη, είναι φύσει αδύνατον ένα άτομο από μόνο του να διεκπεραιώσει όλα τα ζητήματα προβλήματα που αντιμετωπίζει ο Οργανισμός/Φορέας στον οποίον προϊσταται και συνεπώς η βοήθεια της ομάδας του είναι απαραίτητη. Έτσι, η ομαδική εργασία (team work) και ειδικότερα η κατάλληλη διαχείριση της ομάδας αποτελούν το ακρογωνιαίο λίθο της εύρυθμης και αποτελεσματικής λειτουργίας του Οργανισμού- Φορέα. ''Η ισχύς εν τη ενώσει''.


Αυτό το άρθρο εξετάζει μερικές από τις βασικές ενέργειες στις οποίες ο προϊστάμενος/επικεφαλής της ομάδας πρέπει να προβεί, εφόσον θέλει η ομάδα του να αναπτύξει στο μέγιστο βαθμό τις ικανότητές της, ώστε να φέρει ολοκληρωμένα θετικά αποτελέσματα για να είναι επιτυχημένη και να αισθάνεται καλά κάθε μέρα που προσέρχεται για εργασία. Οι ενέργειες αυτές κυμαίνονται από την επιλογή του κατάλληλου ατόμου στην κατάλληλη θέση, τον προσδιορισμό των συγκεκριμένων καθηκόντων του καθενός, την ανάθεση αρμοδιοτήτων κ.λ.π. Το άρθρο αυτό καλύπτει επίσης μερικές από τις πιο κοινές ''παγίδες'' που πρέπει να αποφεύγονται για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Η σημασία της ανάθεσης αρμοδιοτήτων

Θεμελιώδη προτεραιότητα για τον προϊστάμενο της ομάδας είναι εκείνη της ανάθεσης αρμοδιοτήτων στα στελέχη της ομάδας. Ανεξάρτητα από το πόσο ικανός και καταρτισμένος είναι ένας προϊστάμενος, είναι δεδομένο ότι θα επιτύχει πολλά περισσότερα με μια δυνατή και οργανωμένη ομάδα που θα τον υποστηρίζει σε κάθε του βήμα. Προς τούτο είναι πολύ σημαντικό ο προϊστάμενος να μπορεί να αναθέτει αρμοδιότητες αποτελεσματικά. Μια επιτυχής ανάθεση καθηκόντων ξεκινά με το ταίριασμα στελεχών και στόχων. Ένας καλός τρόπος για να γίνει αυτό είναι να καταγραφούν οι σκοποί του Οργανισμού και να περιγραφούν με σαφήνεια ο τρόπος και τα μέσα με τα οποία αυτοί θα επιτευχθούν. Αυτό όχι μόνο θα βοηθήσει την ομάδα να κάνει ένα καλό ξεκίνημα, αλλά θα φανεί χρήσιμο για να επαναφέρει την ομάδα αν τυχόν ξεφύγει από την πορεία της.


Η βελτίωση των ικανοτήτων της ομάδας.

Οι ομάδες απαρτίζονται από άτομα που έχουν διαφορετικές νοοτροπίες και ικανότητες, και βρίσκονται σε διαφορετικά στάδια της σταδιοδρομίας τους. Κάποιοι μπορεί να θεωρούν ότι τα καθήκοντα που που τους έχουν ανατεθεί είναι δύσκολα, και μπορεί να χρειάζονται περισσότερη υποστήριξη. Άλλοι μπορεί να είναι πιο έμπειροι σε αυτό που κάνουν, και μπορεί να ψάχνουν για ευκαιρίες για να αυξήσουν και να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους. Είτε έτσι είτε αλλιώς, είναι ευθύνη του προϊσταμένου να κρατά σε ένα υψηλό επίπεδο αποδοτικότητας όλα τα στελέχη του. Σε αυτό το πλαίσιο η ικανότητα του κάθε προϊσταμένου είναι και αυτή που θα καθορίσει μακροπρόθεσμα την επιτυχία του ως επικεφαλής μιας ομάδας. Αν μπορεί να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να γίνουν καλύτερα σε αυτό που κάνουν, τότε θα είναι ένας διευθυντής, ένας προϊστάμενος που όλοι θα επιθυμούν να εργαστούν κοντά του και προφανώς αυτό θα συμβάλλει τα μέγιστα στην αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα του Οργανισμού εν συνόλω.

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για τη βελτίωση των στελεχών που απαρτίζουν την ομάδα είναι να προβαίνει κανείς σε τακτικές αξιολογήσεις της απόδοσής τους. Πολλοί προϊστάμενοι ίσως είναι νευρικοί ή νιώθουν ότι βρίσκονται σε δύσκολη θέση όταν αναγκάζονται να αξιολογούν αρνητικά τα στελέχη. Εντούτοις, η τακτική αξιολόγηση, όσο και αν δεν είναι πολλές φορές εκατέρωθεν αρεστή, είναι απαραίτητη για να ελέγχονται τακτικά και να βελτιώνονται οι επιδόσεις του καθενός, στα σημεία που παρουσιάζονται ελλείψεις.

Επικοινωνία και συνεργασία με τα μέλη της ομάδας

Οι επικοινωνιακές ικανότητες είναι απαραίτητες για την επιτυχία σχεδόν σε όποιο ρόλο αναλαμβάνουμε στη ζωή μας, αλλά υπάρχουν συγκεκριμένες ικανότητες και τεχνικές που χρησιμοποιεί ένας manager περισσότερο απο ό,τι ένας απλός υπάλληλος για να επικοινωνεί με τα μέλη της ομάδας.

Ως προϊστάμενος μιας ομάδας, είναι σύνηθες να συμμετέχει κανείς ως επικεφαλής σε τακτικές συγκεντρώσεις προσωπικού. Οι συγκεντρώσεις αυτές καταναλώνουν πολύτιμο χρόνο, τόσο δικό του όσο και των στελεχών της ομάδας εις βάρος της παραγωγικής εργασίας. Έτσι λοιπόν, για να αποφευχθεί η σπατάλη πολίτιμου χρόνου, θα πρέπει ο προϊστάμενος να έχει οργανώσει και σχεδιάσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τη συνάντηση, ώστε να έχει τα επιθυμητά αποτελέσματα μέσα στον λιγότερο δυνατό χρόνο.

Ακόμα κάποιες από τις συναντήσεις θα μπορούσαν να λαμβάνουν το χαρακτήρα του ''ιδαιοκαταιγισμού'' (brainstorming), δηλ. να πραγματοποιούνται σε πιο ''χαλαρό κλίμα'' και να βασίζονται σε μια τεχνική δημιουργικής επίλυσης των προβλημάτων μέσω ανταλλαγής ιδεών στο πλαίσιο μιας άτυπης συγκέντρωσης. 'Ετσι το προσωπικό, εξωτερικεύει πιο εύκολα τα προβλήματα και τις ανησυχίες του και του δίνεται, σε πιο χαλαρό κλίμα, τροφή για εξεύρεση τρόπων επίλυσης και ενίσχυσης της αποδοτικότητάς του. Εντούτοις, για να επιτευχθεί στην πράξη το ''αβίαστα'' θα πρέπει ο προϊστάμενος, ως επικεφαλής, να έχει από πριν εξοικειωθεί με αυτόν τον τύπο της συνάντησης, ώστε να διευκολύνει τη διεξαγωγή της στο πλαίσιο που προαναφέρθηκε.
Από την άλλη πλευρά η προσεκτική ακρόαση του ομιλητή είναι μια άλλη σημαντική δεξιότητα για τους προϊσταμένους, την οποία θα πρέπει οπωσήποτε να κατέχουν. Τί νόημα έχει αν ο επικεφαλής δεν ακούει τα στελέχη του και απλά κάνει μονολόγους, χωρίς να δίνει στα μέλη της ομάδας τη δυνατότητα να εκφραστούν και να αναφέρουν τυχόν δυσλειτουργίες ή προβλήματα που αντιμετωπίζουν κατά τη διάρκεια της εργασίας τους. Ο επικεφαλής σε μια συγκέντρωση της ομάδας μπορεί τις περισσότερες φορές να ξέρει από πριν τί θα απαντήσει κάποιο μέλος της ομάδας ή να βαριέται να ακούσει γιατί ακούει τα ίδια πράγματα συνέχεια, ή να έχει σκεφτεί ήδη τη λύση στο πρόβλημα, εντούτοις δεν πρέπει να πέσει στην παγίδα να μην ακούσει. Οι επιτυχημένοι προϊστάμενοι είναι εκείνοι που είναι καλοί ακροατές. Αυτό τους βοηθάει να εντοπίζουν νωρίς τα προβλήματα ( στο στάδιο που είναι αντιμετωπίσημα πιο εύκολα ), να αποφεύγουν χρονοβόρες παρανοήσεις και να χτίζουν την εμπιστοσύνη ανάμεσα στα μέλη της ομάδας.


Ζητήματα πειθαρχίας

Όσο και αν κανείς ελπίζει ότι δε θα χρειαστεί να το αντιμετωπίσει, φτάνει κάποια στιγμή που ο προϊστάμενος θα απαιτηθεί να ελέγξει πειθαρχικά κάποιο άτομο από το προσωπικό. Αυτό είναι περίπλοκο γιατί μια ''αντισυμβατική'' συμπεριφορά δεν σχετίζεται πάντοτε με κάποια εσφαλμένη ενέργεια ή παράλειψη που αφορά τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες του υπαλλήλου. Μπορεί κανείς πιο εύκολα να διαχειριστή έναν υπάλληλο που μιλάει π.χ αγενώς στο τηλέφωνο, αλλά πώς προσεγγίζονται ζητήματα ''οργάνωσης χρόνου'' ή ''προσωπικού καλλωπισμού'' (π.χ ο υπάλληλος είναι αξύριστος, φορά ρυπαρά ρούχα κλπ);

Οι ξεκάθαρες καταστρατηγήσεις του κανονισμού μιας Υπηρεσίας ή επιχείρησης είναι εύκολα εντοπίσιμες και αντιμετωπίσιμες, καθώς στηρίζονται σε σαφή αιτιολόγηση, αλλά σε άλλες περιπτώσεις ο τρόπος αντιμετώπισης δεν είναι και τόσο απλός. Από τη μια πλευρά ο προϊστάμενος δε θέλει να δείξει ''μαλθακότητα'', ενώ από την άλλη δεν μπορεί και να αφήσει την κατάσταση χωρίς να αντιδράσει.

Ίσως θα ήταν χρήσιμο να χρησιμοποιήσει κανείς τους ακόλουθους ''γενικούς κανόνες'' για να αποφασίσει αν θα πρέπει να ενεργήσει απέναντι σε ένα ζήτημα πειθαρχίας. Αν η απάντηση σε οποιοδήποτε από αυτούς είναι ναι, τότε ο προϊστάμενος θα πρέπει να καλέσει τον εργαζόμενο για μια συζήτηση κατ' ιδίαν:
1. Μήπως η ελεγχόμενη συμπεριφορά του υπαλλήλου επηρεάζει την ποιότητα παροχής υπηρεσιών προς τον πελάτη ή πολίτη εν γένει ;
2. Μήπως η ελεγχόμενη συμπεριφορά του υπαλλήλου επηρεάζει αρνητικά τη συνοχή της ομάδας;
Π.χ Ας υποθέσουμε ότι η ολοκλήρωση μιας εργασίας εξαρτάται από τις ενέργειες τριών ατόμων. Ενώ οι δύο έχουν προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες, ο τρίτος ολιγωρεί και δεν κάνει αυτό που πρέπει, συμπαρασύροντας την επιτυχή ολοκλήρωση όλης της ενέργειας και θέτοντας εν αμφιβόλω την αξιοπιστία του στα μάτια των συνεργατών του.
3. Μήπως η ελεγχόμενη συμπεριφορά μετακυλύει οφειλόμενες ενέργειες ''στην πλάτη'' άλλων στελεχών της ομάδας;

Π.χ Ένας υπάλληλος καθυστερεί επανειλημμένα στην εργασία του με αποτέλεσμα οι συνάδελφοι του να ''φορτώνονται'' απαιτούμενες ενέργειες, στις οποίες θα έπρεπε ο ίδιος να προβεί αλλά δεν το κάνει γιατί είναι μονίμως καθυστερημένος.

Γενικά κρίνεται απαραίτητο σύμφωνα με την αρχή του δικαίου, ότι όταν ο προϊστάμενος βρίσκεται αντιμέτωπος με ένα ζήτημα πειθαρχίας, θα πρέπει να συγκεντρώσει πρώτα όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση, να σταθμίσει τα γεγονότα και μετά να αποφασίσει πώς πρόκειται να ενεργήσει. Οι ''σπασμωδικές'' κινήσεις δεν χωράνε σε επαγγελματίες. Επιπρόσθετα, κάθε προϊστάμενος θα πρέπει πάντοτε να έχει κατά νου ότι τα ζητήματα πειθαρχίας σπανίως ''θεραπεύονται'' από μόνα τους και συνήθως με την πάροδο του χρόνου χειροτερεύουν και εάν μείνουν χωρίς αντιμετώπιση είναι δυνατόν να προκαλέσουν δυσαρέσκεια μεταξύ των υπολοίπων μελών της ομάδας που είναι συνεπή και τηρούν τους τύπους και τελικά να συμπαρασύρουν αρνητικά το ''καλό κλίμα'' της ομάδας, με συνέπειες στην αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα αυτής.
Παγίδες
Υπάρχουν μια σειρά από κοινά λάθη που οι νέοι προϊστάμενοι συνηθίζουν να κάνουν. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες ''παγίδες'', τις οποίες οι νέοι προιστάμενοι καλό θα ήταν να αποφεύγουν, εάν θέλουν να διοικούν δίκαια και οργανωμένα: 


· Ένας manager είναι σημαντικό να πιστεύει στον εαυτό του, τις γνώσεις και τις ικανότητές του. Όμως είναι εξίσου σημαντικό να αφιερώνει χρόνο να ακούει τα στελέχη του, γιατί έτσι θα διοικεί δίκαια ακούγοντας όλες τις πλευρές, εντοπίζοντας τα προβλήματα και ενεργώντας για την επίλυσή τους, με σκοπό όλη η ομάδα να λειτουργεί σαν ένα καλοκουρδισμένο ρολόι.
· Η ανικανότητα του προϊσταμέυ να διαβουλεύεται τακτικά με τον ιεραρχικά ανώτερό του καταδεικνύει ότι ούτε μόνος του μπορεί να τα βγάλει πέρα.
· Είναι εσφαλμένη τακτική ο προϊστάμενος να προσεγγίζει τον ιεραρχικά ανώτερό του για ένα πρόβλημα που αντιμετωπίζει, δίχως να το έχει μελετήσει και δίχως να έχει να προτείνει τρόπους αντιμετώπισής του.
· Ομοίως δεν είναι σωστό να φέρνει σε ''δύσκολη'' θέση τον ιεραρχικά ανώτερό του ή ''προ εκπλήξεων''. Καλό θα ήταν να ακολουθεί κανείς τον κανόνα ''Όχι εκπλήξεις''.
· Θα πρέπει να αποφεύγει να κάνει κάτι που θα φέρει τον ιεραρχικά ανώτερό του στη θέση να τον υπερασπιστεί ενώπιον των άλλων. Αυτό μπορεί να τον ιεραρχικά ανώτερό του να ''πέσει'' στα μάτια των δικών του ανωτέρων, προκαλώντας τους την εντύπωση ότι η ομάδα βρίσκεται εκτός ελέγχου.
· Δεν πρέπει να παραλείπει κανείς να ακούει με προσοχή εκτός από τα στελέχη της ομάδας του και το συναλλασσόμενο κοινό, γιατί ακούγοντας τυχόν παράπονα εντοπίζει τί δεν πάει καλά και προβαίνει σε διορθωτικές κινήσεις.
· Δεν είναι θεμιτό και πολλές φορές μπορεί να είναι και παράνομο, να υπερβαίνει κανείς στην πράξη την εξουσία που του έχει δοθεί, κάνοντας κατάχρηση. Πάντοτε
όλα τα ΄΄θέλω'' προς τα στελέχη της ομάδας θα πρέπει να ακολουθούν το χρυσό κανόνα ΄΄σύμφωνα με τα προβλεπόμενα'' (by the book).


Επίλογος
Εν κατακλείδι, το βασικό χαρακτηριστικό γνώρισμα ενός προϊσταμένου που στοχεύει στην αποτελεσματική και δίκαιη διαχείριση της ομάδας του και υπερισχύει όλων των άλλων δεξιοτήτων, γνώσεων και δυνατοτήτων του είναι η ακεραιότητα. Ακεραιότητα σημαίνει εντιμότητα και αξιοπιστία, σημαίνει ότι ο προϊστάμενος καθοδηγεί την ομάδα με το παράδειγμά του, ακολουθεί τις αξίες και τις αρχές του, πράττει αυτά που λέει και δεν μεταβάλλει διαρκώς τις θέσεις του σαν τον χαμαιλέοντα που αλλάζει το χρώμα του κατά περίπτωση.

Η επιβράβευση του στελέχους που το αξίζει και η αναγνώριση της αξίας των καλών από τους μέτριους, αποτελούν βασικά εργαλεία μιας αξιακής ανθρωποκεντρικής διαχείρισης της ομάδας, η οποία εμπνέει το σεβασμό και ''κάνει τη διαφορά''. Η δύναμη αναγνώρισης των προσπαθειών των άλλων, αφήνοντας στην άκρη τον εγωισμό, οικοδομεί ένα θετικό, αρμονικό και αποδοτικό κλίμα στα μέλη της ομάδας, τα οποία νιώθουν ότι συνεισφέρουν και χαίρονται για την επιτυχία όλης της ομάδας.

Ορθολογική και δίκαιη διαχείριση της ομάδας σημαίνει καλή επικοινωνία με κάθε ένα στέλεχος σε ατομικό επίπεδο, καλόπιστη αντιμετώπιση των αντιθέσεων, αποτελεσματική συνεργασία για την επίλυση των προβλημάτων και καθοδήγηση των μελών της ομάδας, με ακεραιότητα, ήθος και με βάση την αρχή '' καθοδήγησε με το παράδειγμά σου''.
Πηγές:




https://www.mindtools.com/




http://www.managementstudyguide.com/




http://www.hrwale.com/




http://www.inc.com/

ΠΡΩΤΟΣΕΛΙΔΑ

ΛΙΜΕΝΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ






Η λίστα ιστολογίων μου

Φόρμα επικοινωνίας

Όνομα

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο *

Μήνυμα *

 
Υποστήριξη : SITE | Αρχική | facebook
Δ.Σ © 2012. ΛΙΜΕΝΙΚΑ ΝΕΑ - limenika-nea.blogspot.com
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΑΠΟ Δ.Σ-Δ.Σ ΦΟΡΟΥΜ
ΛΙΜΕΝΙΚΑ ΝΕΑ ΛΣBlogger
-->