Άρθρο του Β’ Αντιπροέδρου ΠΕΑΛΣ, Αντιπλοίαρχου Λ.Σ ΜΑΚΡΗ Γιώργου, MSc



‘’Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ΩΣ ΧΡΗΣΙΜΟ ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΣΤΗ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΑΣ’’


Εργαζόμαστε έξυπνα για να ενισχύσουμε την παραγωγικότητα.

Φαίνεται ότι δεν υπάρχει ποτέ αρκετός χρόνος μέσα στην ημέρα για να κάνουμε όλα όσα θέλουμε. Πολλοί νιώθουν ότι τους κυνηγάει ο χρόνος. Όμως, δεδομένου ότι όλοι έχουν στη διάθεσή τους τις ίδιες 24 ώρες της ημέρας, πώς γίνεται κάποιοι να επιτυγχάνουν πολλά περισσότερα πράγματα από ότι κάποιοι άλλοι; Η απάντηση βρίσκεται στην καλή διαχείριση του χρόνου.


Εκείνοι που επιτυγχάνουν πιο πολλά διαχειρίζονται και πιο καλά το χρόνο τους. Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές διαχείρισης του χρόνου που αναφέρονται παρακάτω,  μπορούμε να βελτιώσουμε την ικανότητά μας να διαχειριζόμαστε το χρόνο μας πιο αποτελεσματικά, ακόμη και όταν αυτός  είναι περιορισμένος και νιώθουμε να μας πιέζει.

Η καλή διαχείριση του χρόνου απαιτεί μια σημαντική μετατόπιση της συγκέντρωσής μας από τις δραστηριότητες στα αποτελέσματα: το να είναι κανείς απασχολημένος δεν σημαίνει ότι είναι και αποτελεσματικός. Δηλαδή, όταν κατά τη διάρκεια της ημέρας προσπαθούμε να ανταπεξέλθουμε σε πολλές εργασίες ταυτόχρονα, είναι σαν να κουβαλάμε ''δύο καρπούζια κάτω από την ίδια μασχάλη''. Στην περίπτωση αυτή το αποτέλεσμα δε θα είναι το επιθυμητό και το ''ένα καρπούζι θα πέσει κάτω''. Η καλή διαχείριση του χρόνου, μας επιτρέπει να εργαζόμαστε εξυπνότερα - όχι σκληρότερα - ώστε να μπορούμε να κάνουμε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.


Τι είναι η «διαχείριση του χρόνου;


Η διαχείριση του χρόνου αναφέρεται στον τρόπο που οργανώνουμε και υπολογίζουμε πόσο χρονικό διάστημα θα απαιτηθεί για να ολοκληρώσουμε μια συγκεκριμένη ενέργεια.


Μπορεί να φαίνεται παράλογο κάποιος να καταναλώνει τον πολύτιμο χρόνο του για να μάθει τί είναι η διαχείριση του χρόνου, αντί να χρησιμοποιεί το χρόνο αυτόν για να τελειώνει με τις εργασίες του, αλλά τα οφέλη που θα αποκομίσει θα είναι μεγάλα:

  • Μεγαλύτερη παραγωγικότητα και αποδοτικότητα.
  •  Kαλύτερη επαγγελματική φήμη
  • Λιγότερο άγχος.
  • Αυξημένες ευκαιρίες για πρόοδο.
  • Περισσότερες ευκαιρίες για την επίτευξη σημαντικών στόχων.

    Αντίθετα, η μη αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου μπορεί να έχει κάποιες πολύ δυσάρεστες συνέπειες:
  • Ληγμένες προθεσμίες
  • Αναποτελεσματική ροή των εργασιών.
  • Κακή ποιότητα εργασιών
  • Κακή επαγγελματική φήμη και  στασιμότητα στην επαγγελματική εξέλιξη.
  • Υψηλότερα επίπεδα άγχους.


    Ξοδεύοντας κανείς λίγο χρόνο για να μάθει για τις τεχνικές διαχείρισης του χρόνου θα έχει τεράστια οφέλη τώρα - και σε όλη τη διάρκεια της επαγγελματικής του σταδιοδρομίας.

    Δέκα κοινά λάθη διαχείρισης του χρόνου

    Αποφεύγοντας τις παγίδες


    Πόσο καλά μπορείτε να διαχειριστείτε το χρόνο σας; Αν είστε όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, τότε η απάντησή σας μπορεί να μην είναι απόλυτα θετική! Ίσως να νιώθετε υπερφορτωμένοι και θα πρέπει συχνά να εργάζεστε ως αργά για να προλάβετε τις προθεσμίες σας ή ίσως οι μέρες σας φαίνονται ότι πηγαίνουν από το κακό στο χειρότερο και αυτό είναι αγχωτικό και αποθαρρυντικό.


    Πολλοί από εμάς γνωρίζουμε ότι θα μπορούσαμε να διαχειριστούμε το χρόνο μας πιο αποτελεσματικά. Εντούτοις, μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπίσουμε τα λάθη που κάνουμε και να καταλάβουμε πώς μπορούμε πραγματικά να βελτιωθούμε. Από την άλλη πλευρά, όταν κάνουμε καλή διαχείριση του χρόνου μας, γινόμαστε εξαιρετικά παραγωγικοί στην εργασία μας και τα επίπεδα του άγχους μας μειώνονται κατακόρυφα! Νιώθουμε ότι μπορούμε να αφοσιωθούμε στις ενδιαφέρουσες και επωφελείς για εμάς εργασίες που μπορούν να κάνουν την πραγματική διαφορά στον επαγγελματικό μας χώρο. Εν ολίγοις, αισθανόμαστε πιο ευτυχισμένοι!


    Παρακάτω θα αναφερθούμε σε δέκα από τα πιο συνηθισμένα λάθη διαχείρισης του χρόνου που κάνουμε καθώς και στον προσδιορισμό των στρατηγικών και των ''κλειδιών'' που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να τα ξεπεράσουμε. Αυτά τα δέκα λάθη είναι:


    Λάθος # 1. Δεν καταρτίζουμε λίστα με αυτά που θέλουμε να κάνουμε.


    Είχατε ποτέ εκείνη την αίσθηση ότι ξεχάσατε να κάνετε κάτι σημαντικό; Αν ναι, τότε μάλλον δεν καταρτίσατε τη λίστα με τις εργασίες σας για να παρακολουθείτε τί έχετε ολοκληρώσει, τί όχι και τί απομένει. (Ή αν την κάνατε, ίσως να μην τη χρησιμοποιήσατε αποτελεσματικά).


    Το κόλπο με τις λίστες είναι ότι σε αυτές ιεραρχούμε τις εργασίες μας, δηλαδή γνωρίζουμε από πριν ποια θα επιλέξουμε να κάνουμε πρώτη και ποια στη συνέχεια. Πολλοί  χρησιμοποιούν ένα Υ.Π-Χ.Π σύστημα κωδικοποίησης (Υψηλής Προτεραιότητας- Χαμηλής Προτεραιότητας). Εναλλακτικά, μπορείτε να απλοποιήσετε αυτό το σύστημα  χρησιμοποιώντας αριθμούς από το 1 έως το 10, όπου το 1 αντιστοιχεί στην εργασία που θα εκτελέσετε πρώτη και ούτω καθεξής.


    Αν έχετε καταχωρήσει αόριστες και μη εξειδικευμένες εργασίες στη λίστα σας (π.χ ''Να μειώσω τα έξοδα. Τί χρειάζεται για να μειώσω τα έξοδα;''), τότε η έλλειψη προσδιορισμού της κάθε μιας ενέργειας χωριστά μπορεί να προκαλέσει κωλυσιεργεία ή να ξεχάσετε να κάνετε σημαντικές ενέργειες. Για αυτό να είστε σίγουροι ότι ''σπάτε'' τις μεγάλες εργασίες σε δυνατές μικρότερες και συγκεκριμένες ενέργειες και έτσι δεν θα παραλείψετε τίποτα.

     
    Λάθος # 2. Δεν καθορίζουμε προσωπικούς στόχους

     
    Ξέρετε πού θα θέλατε να είστε σε έξι μήνες από τώρα ή την ίδια μέρα τον επόμενο χρόνο ή ακόμα σε δέκα χρόνια; Αν όχι, ήρθε η ώρα να θέσετε προσωπικούς στόχους.

    Ο καθορισμός προσωπικών στόχων είναι καθοριστικής σημασίας για την καλή διαχείριση του χρόνου μας, διότι οι στόχοι μας δείχνουν τον προορισμό και συνεπώς θα πρέπει να συντονίσουμε τις ενέργειές μας για να φτάσουμε εκεί. Όταν ξέρουμε πού θέλουμε να πάμε, μπορούμε να διαχειριστούμε τις προτεραιότητες, το χρόνο μας και τα μέσα που διαθετουμε για την επίτευξη του στόχου. Οι στόχοι ακόμα μας βοηθάνε να αποφασίσουμε τί πραγματικά αξίζει για να αφιερώσουμε χρόνο ή τι αποτελεί απλώς έναν αντιπερισπασμό.


    Λάθος # 3. Δεν βάζουμε προτεραιότητες


    Ο συνεργάτης σας μόλις μπήκε στο γραφείο σας για ένα σοβαρό ζήτημα το οποίο σας ζητάει να το αντιμετωπίσετε επιτόπου, αλλά εσείς εκείνη την ώρα ασχολείσθε με τον καθορισμό των ενεργειών που απαιτούνται για την επίλυση ενός εξίσου σοβαρού προβλήματος, όμως έτσι κινδυνεύετε να αποσυντονιστείτε με τα δύο παράλληλα σοβαρά ζητήματα, ριψοκινδυνεύοντας την επίλυση του ενός για χάρη του άλλου.

     
    Κάποιες φορές, είναι  δύσκολο να αποφασίσουμε τί είναι πιο σημαντικό από κάτι άλλο, ειδικά όταν ασχολούμαστε ταυτόχρονα με την επίλυση διαφόρων ζητημάτων. Παρόλ' αυτά  είναι θεμελιώδους σημασίας να ξέρει κανείς να ιεραρχεί τα ζητήματα που τον απασχολούν, εάν θέλει να διαχειρίζεται κατά το βέλτιστο τρόπο το χρόνο του.


    Λάθος # 4. Αδυνατούμε να διαχειριστούμε τους αντιπερισπασμούς



    Ξέρετε ότι κάποιοι από εμάς μπορούν να χάσουν μέχρι και δύο ώρες την ημέρα εξαιτίας διαφόρων θεμάτων που τους αποσπούν την προσοχή; Σκεφτείτε πόσα περισσότερα πράγματα θα μπορούσαμε να κάνουμε αν μπορούσαμε να πάρουμε αυτόν τον χρόνο πίσω!

     
    Είτε είναι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε μηνύματα στο κινητό τηλέφωνο, είτε συνεχόμενα τηλεφωνήματα, οι αντιπερισπασμοί είναι ικανοί να μπλοκάρουν την απόλυτη συγκέντρωσή μας που είναι απαραίτητη για την επίτευξη του στόχου μας.


    Αν θέλετε να αποκτήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας κατά τη διάρκεια της ημέρας και να εργάζεστε στο 100% των δυνατοτήτων σας, είναι κρίσιμο να γνωρίζετε πώς να διαχειρίζεστε τους αντιπερισπασμούς και να ελαχιστοποιείτε τις ενοχλήσεις που σας φρενάρουν από το στόχο σας. Για παράδειγμα, όταν πρέπει να συγκεντρωθείτε για να επιλύσετε ένα πρόβλημα, κλείστε το κινητό τηλέφωνο, ζητήστε να μην σας προωθούν τηλεφωνήματα, εκτός αν είναι κάτι εξαιρετικά επείγον, και ενημερώστε τους συναδέλφους σας ότι για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα δεν πρέπει να σας απασχολήσουν.Επίσης μπορείτε να ασκηθείτε στο πώς να διατηρείτε τη συγκέντρωσή σας, ακόμα και όταν δέχεστε ενοχλήσεις.



     

    Λάθος # 5. Αναβλητικότητα


    Η αναβλητικότητα συμβαίνει όταν αφήνετε στην άκρη ενέργειες που πρέπει να αναλάβετε ευθύς αμέσως. Όταν κανείς χρονοτριβεί, νιώθει ένοχος ότι ακόμα δεν βρίσκετε ούτε στην αρχή, έχει ενδοιασμούς για την επίτευξη του στόχου και τελικά  το αποτέλεσμα που έρχετε δεν είναι το επιδιωκόμενο.


    Από την άλλη πλευρά, μία χρήσιμη στρατηγική για τους ''αναβλητικούς'' θα ήταν να θέσουν συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, εντός του οποίου θα ασχοληθούν με την εργασία που έχουν αναλάβει, για παράδειγμα μία ώρα. Συχνά, οι '' αναβλητικοί''  νιώθουν ότι πιέζονται να ολοκληρώσουν μια εργασία από την αρχή μέχρι το τέλος, και αυτή η σκέψη  τους κάνει να αισθάνονται εγλωβισμένοι. Γι' αυτό το λόγο, μπορεί κανείς να ξεκινήσει με συγκεκριμένο χρόνο και να τον αυξάνει σιγά σιγά.


    Ακόμα μπορεί σε κάποιους να φανεί  χρήσιμο να χρησιμοποιήσουν Σχέδια Δράσης. Αυτά τους βοηθάνε να σπάσουν τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερα και διαχειρίσιμα τμήματα, και έτσι είναι πιο εύκολο να δει κανείς το σύνολο των ενεργειών που πρέπει να κάνει, προβαίνοντας όμως σε μία κάθε φορά. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί κανείς να μειώσει το αίσθημα της ''υπερφόρτωσης'' που νιώθει στο ξεκίνημα μιας νέας δράσης.


    Λάθος # 6. Σηκώνουμε περισσότερα από όσα αντέχουμε


    Μήπως ανήκετε στην κατηγορία ατόμων που απλά δεν μπορείτε να πείτε ''όχι'' σε κανέναν; Αν είναι έτσι, τότε είναι βέβαιο ότι πάντοτε αναλαμβάνετε να διεκπεραιώσετε πολλές ενέργειες ταυτόχρονα. Αυτό όμως μπορεί να έχει συνέπειες στην απόδοσή σας, να σας δημιουργήσει άγχος και να σας ρίξει το ηθικό.

    Ή μήπως είστε ένας  ''micromanager'', δηλαδή το άτομο το οποίο, επειδή δεν εμπιστεύετε κανέναν, επιμένει να τα κάνει και να τα ελέγχει όλα μόνο του.

    Είτε στην μια περίπτωση είτε στην άλλη, το να ''βάζουμε πάνω από ένα καρπούζι κάτω από την ίδια μασχάλη'' έχει αρνητική επίδραση στην ορθή διαχείριση του χρόνου μας και μπορεί να προσθέσει αρνητικό πρόσημο στην αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητά μας.

     .
    Για να μπορέσουμε να το σταματήσουμε αυτό θα πρέπει να μάθουμε την ''τέχνη'' να λέμε ''ναι'' στα άτομα αλλά ''όχι'' στην ταυτόχρονη διεκπεραίωση όλων των εργασιών που έχουμε αναλάβει. Αυτή η ικανότητα μας βοηθά να νιώθουμε σιγουριά για τον εαυτό μας , να διατηρούμε ισορροπημένες σχέσεις με την ομάδα μας και να διατηρούμε την ψυχραιμία μας υπό πίεση.


    Λάθος # 7. Είμαστε μονίμως απασχολημένοι

     
    Μερικοί άνθρωποι φαίνονται πάντα απασχολημένοι. Δεν έχουν ποτέ χρόνο να κάνουν τίποτε άλλο πέρα από τα να βρίσκονται διαρκώς σε συναντήσεις, να διαχειρίζονται ατελείωτα ''emails'', να προσπαθούν να τακτοποιήσουν τη στίβα από φακέλους πάνω στο γραφείο τους, να τρέχουν να προλάβουν το επόμενο ραντεβού...με την αδρεναλίνη μονίμως να χτυπάει κόκκινα.


    Το πρόβλημα με τον εθισμό στο ''είμαι μόνιμα απασχολημένος'' σπανίως σημαίνει ότι είναι κανείς πραγματικά αποτελεσματικός και μπορεί να αυξήσει τα επίπεδα του άγχους στο άτομο. Αντ' αυτού, προσπαθήστε να μειώσετε τους ρυθμούς και εκπαιδευτείτε στην καλύτερη διαχείριση του χρόνου.


    Λάθος # 8. Τα κάνουμε όλα μαζί ταυτόχρονα


    Ο Αλέξανδρος για να μπορέσει να ανταποκριθεί σε όλες τις εργασίες που έχει αναλάβει και πρέπει να φέρει εις πέρας, ενώ γράφει email, παράλληλα απαντάει και στις τηλεφωνικές κλήσεις από τη συσκευή του γραφείου του και απαντάει σε μηνύματα που του στέλνουν οι πελάτες του στο κινητό για διάφορα ζητήματα. Παρόλα αυτά, ενώ ο Αλέξανδρος νομίζει ότι έτσι μπορεί και τα προλαβαίνει όλα, στην πράξη μπορεί να χρειαστεί 20-40 % περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσει όλες τις εργασίες του παράλληλα από το να τις ολοκληρώσει μία μία χωριστά και με τη σειρά. Το αποτέλεσμα είναι ότι κάνει όλες τις εγασίες ''στο περίπου'', τα email του βρίθουν από λάθη και οι πελάτες του είναι δυσαρεστημένοι επειδή δεν τους δίνει την απαιτούμενη προσοχή.


    Επομένως, το καλύτερο πράγμα που μπορούμε να κάνουμε είναι να ξεχάσουμε την παράλληλη διεκπεραίωση όλων των εργασιών μας και να εστιάσουμε σε μία εργασία κάθε φορά. Με αυτόν τον τρόπο θα αυξήσουμε και την ποιότητα της εργασίας μας.


    Λάθος # 9. Δεν κάνουμε διαλείμματα


    Θα ήταν ωραίο να μπορούσαμε να εργαζόμαστε για 8 – 10 ώρες ακατάπαυστα, ιδίως όταν έχουμε να προλάβουμε μία προθεσμία. Εντούτοις, είναι αδύνατον για τον καθένα να συγκεντρωθεί και να παράγει εργασία υψηλής ποιότητας, χωρίς να δίνει στο μυαλό και σώμα του τη δυνατότητα να ξεξουραστεί και να ''γεμίσει μπαταρίες''. Γι' αυτό μην θεωρείτε ότι με το διάλειμμα χάνετε το χρόνο σας, γιατί αντίθετα, αυτό σας δίνει τη δυνατότητα να σκεφτείτε δημιουργικά και να εργαστείτε αποδοτικά.

     
    Εάν σας φαίνεται δύσκολο να σταματήσετε ξαφνικά τελείως την εργασία σας, τότε προγραμματίστε από πριν μικρά διαλείμματα ή ενεργοποιήστε το ξυπνητήρι σαν υπενθύμιση. Πηγαίνετε για μια γρήγορη βόλτα, πιείτε λίγο καφέ, ή απλά καθίστε στο γραφείο σας και χαλαρώστε για λίγο. Προσπαθήστε να κάνετε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών κάθε μία ή δύο ώρες και  βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για το γεύμα σας, καθώς ως γνωστόν ''νυστικό αρκούδι δεν χορεύει''.


    Λάθος # 10. Αναποτελεσματικός προγραμματισμός εργασιών


    Είστε πρωινός τύπος ή η ενέργειά σας απογειώνετε από το απόγευμα και μετά. Ο κάθε ένας από εμάς έχει διαφορετικούς ρυθμούς, σε διαφορετικές ώρες της ημέρας, όπου νιώθουμε σαν οργανισμοί πιο αποδοτικοί και ενεργητικοί.


    Έτσι λοιπόν, για τη βέλτιστη διαχείριση του χρόνου σας μπορείτε να προγραμματίσετε να κάνετε τις δύσκολες εργασίες σας την ώρα της ημέρας που νιώθετε πιο αποδοτικοί και τις πιο εύκολες εργασίες την ώρα της ημέρας που έχετε μικρότερη ενέργεια.

    Επίλογος


    Συμπερασματικά, έχει αποδειχθεί στην πράξη ότι η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα στην εργασία μας βρίσκεται σε άμεση συνάρτηση με τη κατά το δύνατόν βέλτιστη διαχείριση του χρόνου μας. Με την αποφυγή των παραπάνω κοινών λαθών ίσως θα μπορούσαμε να οργανώσουμε πιο αποτελεσματικά το χρόνο μας, ούτως ώστε να γίνουμε πιο παραγωγικοί στην εργασία μας και κατά συνέπεια να έχουμε λιγότερο άγχος και να είμαστε πιο ευτυχισμένοι.

            ‘’Αν θέλεις να κάνεις σωστή χρήση του χρόνου, πρέπει να ξέρεις ποιο είναι αυτό που είναι το πιο σημαντικό και να του αφιερώσεις όλο σου        το  χρόνο’’- Lee Larocca ( manager ).